あなたの業務は、最適化されたものではなく改善できることがあるはずです。最適化されていない理由はいくつかあります。
- 仕事を始めるときは手探りであり無駄が多い
- 過去は必要だったことが、現在は不要となっていることがある
- 世の中の技術の進歩により、過去は実現できなかった業務の効率化が可能となっている
今は最適化された業務であっても、時間が経てばムダが生じます。
そのため、常に業務改善をし続けることが必要となります。
効率よく業務改善するためには順番があり、その順番を示したフレームワークがECRS（イクスル）です。
本記事ではECRS（イクスル）を分かりやすく解説します！
目次
ECRS（イクスル）とは
ECRSは、業務改善のフレームワークで下記の4つの頭文字から成り立っています。
- Eliminate（排除）：不要な業務やプロセスを排除する。
- Combine（統合）：関連するタスクやプロセスを統合する。
- Rearrange （組み換え）：業務の手順やプロセスを再考する。
- Simplify（単純化）：プロセスやタスクをよりシンプルにする。
頭文字の順に効果が高い改善となるので、業務改善をするときは頭文字の順番に実施するのが効率的です。
Eliminate（排除）
業務改善で一番効果的なのは「Eliminate（排除）」です。
普段、当たり前に実施している仕事が「本当に必要なのか」見直しをしてみましょう。
具体例としては
- 生産性のない会議
- 活用されていない報告書や帳簿作成
- 不必要な出張
改めて、あなたのしている仕事が必要かどうが見直してみると、意外とムダな仕事がみつかるかもしれません。
Combine（統合）
「Combine（統合）」は類似の仕事を一つにまとめることで、業務の効率化を図る方法です。
具体例としては
- 複数の会議を１回の会議にまとめる
- 部門ごとに実施していた仕事を、一つの部署で一括で処理する
仕事を統合することで、重複した仕事がなくなったり、習熟度が高い人材が効率的に仕事を実施することで、業務が改善される可能性があります。組織変更することで会社全体の業務改善を図ることもConbineとなります。
Rearrange （組み換え）
「Rearrange （組み換え）」は仕事を要素に分解したうえで、その順序や担当者などを入れ替えたりすることで業務の効率化を図る方法です。
具体例としては
- 仕事場所の配置を業務の流れの順に変えて移動のムダを無くす。
- 上司の権限を部下に委譲する（デリゲーション）
- 業務のアウトソーシングや内製化
移動のムダの時間を人件費に換算すれば、業務改善の効果を数値化することもできます。
Simplify（単純化）
「Simplify（単純化）」は複雑な仕事をシンプルにすることで、業務の改善を図る方法です。
具体例としては
- 繰り返し作成する資料や書類をテンプレート化
- 作業マニュアルの作成
- データ入力の自動化
- メールからチャットツールへの切り替え
- その他ITツールの導入
業務のIT技術によるシステム化は、業務改善の最後で検討することになります。「Eliminate（排除）」「Combine（統合）」「Rearrange （組み換え）」の後に実施すると成功します
もし、「Eliminate（排除）」「Combine（統合）」「Rearrange （組み換え）」を実施せずに業務をシステム化するとどうなるでしょうか？
ムダの多いシステムを構築することになります。
このシステムを使って業務をしてもムダな業務は残ります。
また、ムダの多いシステムは開発にもムダを省いたシステムを構築する時と比べると多くの開発費用も高くなります。後日、システムの改善のために仕様変更すると、さらに費用が必要となり二重にムダが発生します。
まとめ
業務改善は「Eliminate（排除）」「Combine（統合）」「Rearrange （組み換え）」「Simplify（単純化）」の順番で実施すると効率的に効果の高い業務改善ができます。
