図面データベースの一元管理
各部門毎に同じ内容のデータベースを管理することがあります。
冷静に考えてたら、各部門がそれぞれデータベースを作って管理するより、担当部門を決めてデータベース一元管理した方が効率が良いのは理解できます。
データベースの一元管理メリット
データベースの一元管理は２つの大きなメリットがあります。
- データベースの管理工数の削減
- データ間の不整合が生じない
一元管理をすると更新が必要なデータベースは１つのみとなるため管理工数は大幅に削減できます。
同じデータベースが複数あると更新のタイミングのずれで、不整合が生じることもあります。
さらに、データの入力間違いや更新忘れがあるとデータベースが不正確になります。手間はかかるが信頼性が低いデータとなり使い勝手が悪くなります。
改善前：図面データを２つのデータベースで管理
メーカーの多くは、製品の図面を作ってデータとして保管しています。
私の会社でも、設計部門が図面を作成し、図面管理システムに図面情報を登録していました。
一方、製造部門では製造工程管理システムに図面の情報を入れる必要がありました。
製造工程管理システムへの図面情報の入力は、図面管理システムが更新されたという情報をメールで受け取った担当者が行っていました。
図面管理システムと製造工程管理システムの２つがそれぞれ図面情報のデータベースを保持していました。
図面管理システムの図面情報のデータは正しいのですが、製造工程管理システムの図面情報のデータは、更新漏れなどがあり信頼性が低くなっていました。
改善後：図面データは設計部門のデータベースを活用する
図面情報のデータベースは、設計部門が管理する図面管理システムで一元管理することにしました。
製造工程管理システムの図面情報は、１日１回図面管理システムのデータと比較し、更新があれば自動で更新するようにしました。
この改善で得られた効果は２つあります。
- 製造工程管理システムの図面情報の更新業務の廃止
- 製造工程管理システムの図面情報の信頼性の向上
データベースを一元管理するというのは、4～6話の「重複業務の無くす！」と本質は同じです。重複業務が無くなって大幅に工数が削減されています。さらに、データの信頼性が向上するためトレードオンを実現しやすい改善となります。
