これから、今まで会社で実践してきた業務改善について語っていこうと思います。
- 自分の職場は、これよりひどい（汗）
- いやいや、こんな職場よりはマシだ( ･ิω･ิ)
- よく分かります。（笑）
こんな感じで、楽しみながら読んで頂ければいいかなと思います。
私の体験があなたの職場の業務改善の参考やヒントになれば、嬉しいです。
今では、業務もかなり改善されてきましたが、私が着任したときは目も当てられないくらいひどい状況でした。
０話では、業務改善する前の私の職場の状況を紹介していきます。
私が新しい職場に着任してすぐに感じたのは下の３つです。
- 必要な書類が見つからない。
- やるべき仕事ができていない。
- ムダな仕事をしている。
それぞれ、簡単に状況を解説します。
必要な書類が見つからない
仕事をする上で、過去に作成した書類の内容を確認する場面はどんな仕事をしていてもあると思います。
後から見返す可能性がある書類は、整理して保管して簡単に探せるようにするのが書類整理の基本となります。
書類に文書番号をつけて、番号の順番に保管するというのがスタンダードな書類の保管方法です。
台帳に文書番号と書類のタイトルなどを記載しておくことで、台帳を見ることで書類がどこにあるか分かります。
現在なら、文書管理システムに保管し検索をしたら一発で目的の文書を探すことができるようになっている職場も多いと思います。
必要な書類が台帳で文書番号が記載されていれば良い方で、台帳にすら記載されていない書類も多くありました。
台帳があって各書類に文書番号が付けられていても、文書番号順に保管されていない書類も多くありました。
そのため、どこに必要の書類があるのか分からないことが普通でした。
しかも、書類が非常に多い職場だったこともあり、１つの書類を探していたら30分も経っていたとか普通です。
時には、必要な書類が見つからず途方に暮れることありました。
やるべき仕事ができていない
私の勤務している会社は、いちお一部上場企業と規模の大きな会社なので、会社のルールも、色々とあります。
会社のルールではやらないといけない仕事でも、実際の業務ではできていないということがいくつもありました。
理由は色々とあったと思います。
- 人手が足りない
- 会社ルールを知らない
- 会社のルールを理解していない
しかし、基本的には会社のルールも必要だからあるわけで、やるべき仕事をやらないと、後々問題が発生します。
例えば、次のようなことがありました。
- 製造方法の変更の管理が不十分である。
- 規格から逸脱した製品の処置が正しくされていない。
- 実施するべき検査の指示が不足していた。
私の配属された職場は、品質管理・品質保証をするのが仕事ですが、その基本的な仕事ですら十分に出来ていない状況でした。
このようなことが積み重なると、最悪、不適合品がお客さんに納品されクレームとなります。
クレームが発生すると処理に追われて、やるべき仕事はより出来なくなるという悪循環に陥ります。
私が異動した職場は、まさにそのような状況でした。
ムダな仕事をしている
先程の「必要な仕事をしていない」と逆の事象ですが、実は密接に関係しています。
ムダな仕事をしているために、必要な仕事をする時間が無くなってしまいます。
ムダな仕事をしている理由は、必要な仕事をしないと同じです。
- 会社ルールを知らない
- 会社のルールを理解していない
個人の判断で仕事をしているから、必要な仕事をせずに、ムダな仕事をしてしまうことになります。
本当に、そんなことがあるのかと思われるかも知れませんが、良くあります。
前任者からの引継ぎや先輩からの教えの中には、前任者の独自のやり方や思い込みで行っていた仕事が意外と多かったりします。
その中には、やらなくて良いムダな仕事が意外と多かったりします。
